CIHM's Blog

La Tecnología en la empresa

Posted on: 19 marzo, 2010

En la actualidad, las complicaciones que se dan en la comunicación digital es que no hay distinción entre trabajo y casa, el abuso del correo electrónico y del Internet corporativo y que los gerentes dependen de pocas señales no verbales y/o visuales para obtener significado en la comunicación.

Correo Electrónico

Se gastan 3 horas en promedio a la semana únicamente para organizarlo pero si enviamos menos mails recibiremos menos y evitaremos repuestas innecesarias. Además, no copie el mail a todo el mundo, utilice un titulo relevante para el ¨Asunto¨ y pensar antes de responder para estructurar bien lo escrito. Tenga cuidado con el criticismo, ocúpese de un mensaje a la vez, no revise su correo constantemente y no ignore las normas de correspondencia.

Los correos dentro de la empresa deben ser de tres párrafos o menos, cuide que los archivos adjuntos no sean pesados, no llene a los destinatarios con forwards, “no reenvíe un mensaje sin antes poner alguna nota introductoria, no envié información confidencial (Shulterbrandt, 2001)” y  no escriba todo en minúscula.

Celular

“El uso del teléfono móvil conlleva respetar unas reglas mínimas de educación (Protocolo.org, 2009)”: Apáguelo en cualquier lugar o evento donde se espera atención/silencio/privacidad y no asuma que las personas porque tienen un celular implica que están disponibles para hablar del trabajo las 24 hrs del día.

Correo de Voz

Su mensaje grabado debe ser corto, cambie su mensaje si va a estar fuera por más de dos días, cuando deje un mensaje identifíquese, proporcione su número de teléfono y explique brevemente porqué llamó.

Internet

Derechos del Empleador: Revisar mensajes de correo electrónico generados y recibidos a traves del servidor de la empresa, conducir una adutoría para determinar como el Internet está siendo utilizado, revelar el contenido de correos electrónicos si se sospecha o descubre uso no autorizado o ilegal y requerir que los empleados conozcan los procedimientos del manejo de Internet.

Expectativas del Empleador: El Internet será utilizado exclusivamente para propósitos de trabajo y no será utilizado para negocios propios, propósitos legales, revelar información confidencial o enviar mensajes inapropiados ya que “el mal uso del Internet genera un tremendo gasto a las empresas (Computer World Venezuela, 2005)”.

Bibliografía

Shulterbrandt, S. (2001). E-Mail: La aplicación en línea más utilizada. Revista Inter-Forum. (capturado el 19 de Marzo, 2010 en click aquí).

Protocolo.org. (2009). Hablar por el teléfono móvil (celular). Reglas no escritas. Uso adecuado. (capturado el 19 de Marzo, 2010 en click aquí).

Computer World Venezuela. (2005). El mal uso de Internet genera un tremendo gasto a las empresas. (capturado el 19 de Marzo, 2010 en click aquí).

En la actualidad, las complicaciones que se dan en la comunicación digital es que no hay distinción entre trabajo y casa, el abuso del correo electrónico y del Internet corporativo y que los gerentes dependen de pocas señales no verbales y/o visuales para obtener significado en la comunicación.

Correo Electrónico

Se gastan 3 horas en promedio a la semana únicamente para organizarlo pero si enviamos menos mails recibiremos menos y evitaremos repuestas innecesarias. Además, no copie el mail a todo el mundo, utilice un titulo relevante para el ¨Asunto¨ y pensar antes de responder para estructurar bien lo escrito. Tenga cuidado con el criticismo, ocúpese de un mensaje a la vez, no revise su correo constantemente y no ignore las normas de correspondencia.

Los correos dentro de la empresa deben ser de tres párrafos o menos, cuide que los archivos adjuntos no sean pesados, no llene a los destinatarios con forwards, “no reenvíe un mensaje sin antes poner alguna nota introductoria, no envié información confidencial (Shulterbrandt, 2001)” y  no escriba todo en minúscula.

Celular

“El uso del teléfono móvil conlleva respetar unas reglas mínimas de educación (Protocolo.org, 2009)”: Apáguelo en cualquier lugar o evento donde se espera atención/silencio/privacidad y no asuma que las personas porque tienen un celular implica que están disponibles para hablar del trabajo las 24 hrs del día.

Correo de Voz

Su mensaje grabado debe ser corto, cambie su mensaje si va a estar fuera por más de dos días, cuando deje un mensaje identifíquese, proporcione su número de teléfono y explique brevemente porqué llamó.

Internet

Derechos del Empleador: Revisar mensajes de correo electrónico generados y recibidos a través del servidor de la empresa, conducir una auditoria para determina como el Internet está siendo utilizado, revelar el contenido de correos electrónicos si se sospecha o descubre uso no autorizado o ilegal y requerir que los empleados conozcan los procedimientos para el manejo del Internet.

Expectativas del Empleador: El Internet será utilizado exclusivamente para propósitos de trabajo y no será utilizado para negocios propios, propósitos legales, revelar información confidencial o enviar mensajes inapropiados ya que “el mal uso del Internet genera un tremendo gasto a las empresas (Computer World Venezuela, 2005)”.


Bibliografía

Shulterbrandt, Sashnya. (2001). E-Mail: La aplicación en línea más utilizada. Revista Inter-Forum. (capturado el 19 de Marzo, 2010 en click aquí).



Protocolo.org. (2009). Hablar por el teléfono móvil (celular). Reglas no escritas. Uso adecuado. (capturado el 19 de Marzo, 2010 en click aquí).

Computer World Venezuela. (2005). El mal uso de Internet genera un tremendo gasto a las empresas. (capturado el 19 de Marzo, 2010 en click aquí).

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2 comentarios to "La Tecnología en la empresa"

Para una ampliar nuestro conocimiento en el tema, propongo revisar el artículo “El Impacto de la Tecnología en la Empresa” escrito por Daniel Mordecki, Director de Concreta, una empresa que brinda servicios de consultoría y asesoramiento orientados a definir y llevar adelante estrategias para la aplicación de Tecnologías de la Información a los procesos de Negocio:

http://www.mordecki.com/ebusiness/impacto_tecnologia/impacto_tecnologia.shtml (28/04/2004)

En este artículo se propone ligar las actividades y necesidades de la empresa al campo tecnológico´, con el fin de mejorar las habilidades y decisiones gerenciales en el mundo actual.

Saludos,

Carolina

Quiero comentarles algo muy interesante que encontré en la Web. hacerca de los ” 5 principios para utilizar exitosamente las nuevas tecnologías en la comuinicación interna”, pero, antes de empezar, a continuación se presenta una situación de la vida real:

Juan: Hola, te compartí en Youtube la prueba de edición del comercial de la nueva campaña

Pedro: Aquí en la empresa no podemos entrar a Youtube
___
Juan: Te parece si creamos una Google Wave con nuestros ejecutivos en New York y Londres para construir conjuntamente el nuevo concepto de campaña?

Pedro: Una google Qué?? Me repites la pregunta…
___
Pedro: Por qué no me ha llegado el video que te pedí

Juan: te lo he enviado y tu servidor de correo me responde que no lo puede recibir

Pedro: cuanto pesa

Juan: 7 megas

Pedro: Ah!, Mi “Outlook” solo me deja hasta archivos de 2 megas
__
Juan: he puesto en Facebook las fotos de la construcción del proyecto

Pedro: bueno, pero mándamelas en un CD porque no puedo entrar a Facebook

Si en su empresa pasan cosas como estas, seguramente es lo que podríamos llamar, en cuanto a comunicación digital, una empresa 1.0, donde el concepto de comunicación está basado en los medios, y en los tradicionales; y donde podríamos decir que la estrategia de comunicación está en manos del gerente de tecnología.

En los últimos años, y hablo de muy pocos años, como dos o tres, la tecnología más que nunca se ha convertido en un facilitador de los procesos naturales de comunicación. Cada vez más una interacción a través de un medio digital se parece a una conversación entre amigos. Las redes sociales le cambiaron completamente la cara a Internet y están cambiando los hábitos de quienes habitamos este espacio digital.

Las posibilidades de compartir, de construir conjuntamente, de enterarse en tiempo real, de conversar, hacen de la denominada web 2.0 una explosión de posibilidades nunca antes imaginadas que nos ponen ante la necesidad de reflexionar sobre cómo estas herramientas pueden estar al servicio de la estrategia de comunicación al interior de las organizaciones.

Cabe resaltar que estas herramientas son eso, herramientas y nunca suplantarán una buena estrategia de comunicación. Pueden ser una evolución o adaptación de otro medios internos como el boletín, la cartelera, el grupo primario. Pero también pueden ser una nueva forma de interacción entre quienes conforman una organización.

Les recomiendo hacer clic en el siguiente link:

http://comunicaciondospuntocero.tumblr.com/post/253044662/los-5-principios-para-utilizar-exitosamente-las

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