Los equipos de trabajo “son grupos formales que se constituyen para atender las necesidades de la empresa, en el se integran los trabajadores para lograr un propósito y unos objetivos (Soto, 2010).” Los tres tipos de equipos más usuales dentro de las empresas son “equipos creativos, equipos para resolución de conflictos y equipos tácticos (Ernesto Yturralde & Asociados Latinoamérica, 2009).” Los factores clave que se deben analizar cuando se trata con equipos de trabajo son: “(a) cultura organizacional, (b) tecnología y diseño de tarea, (c) claridad de la misión, (d) autonomía, (e) recompensas, (f) retroalimentación sobre desempeño, (g) entrenamiento, y (h) ambiente físico (Sundstrom, De Meuse, & Futrell, 1990).”

Características de un equipo efectivo

• Propósito claro: La visión, meta o tarea del equipo ha sido definido y aceptado por todos.
• Participación: Hay mucha discusión y todo el mundo está invitado a participar.
• Desacuerdos civilizados: Si hay desacuerdo, el equipo debe evitar, suavizar o suprimir los conflictos.
• Comunicación Abierta: Miembros se sienten libres para expresar sus sentimientos sobre tareas y funcionamiento del equipo.
• Funciones claras: Hay expectativas claras sobre el papel desempeñado por cada miembro. El trabajo se distribuye de manera equitativa entre los miembros del equipo.
• Liderazgo compartido: Funciones de liderazgo cambian dependiendo de las necesidades del grupo y las habilidades de miembros.
• Diversidad: El equipo tiene un amplio espectro de tipos de miembros y roles.
• Auto-evaluación: Periódicamente, el equipo examina como funciona y qué puede interferir con su eficacia.

Para evitar problemas en los equipos

1. Desarrollar e informar las reglas y expectativas de comportamiento dentro del equipo.
2. Anticipar los obstáculos que pueden influir en el rendimiento del equipo y tratarlos.
3. Proveer retroalimentación al líder del equipo de lo que funciona o no.
4. Tener evaluaciones dentro del proceso del equipo para monitorear su efectividad.

Bibliografía

Soto, L. (2010). Definiciones de Grupo y Equipos de Trabajo. Mi Tecnológico. (capturado el 26 de Abril del 2010 en click aquí).

Ernesto Yturralde & Asociados Latinoamérica (2009). Tipos de Equipos. TeamBuildingCorporativo. (capturado el 26 de Abril del 2010 en click aquí).

Sundstrom, E., De Meuse, K., Futrell, D. (1990). Work teams: Applications and effectiveness.  American Psychologist, Vol. 45 (No. 2), 120-133.

“Por conflicto laboral se entiende aquella situación en la que dos o más partes están en desacuerdo entre sí. El desacuerdo puede ser multicausal y dentro de una organización, dicho conflicto genera dos consecuencias básicas: ineficiencia e inefectividad (César, 2001).”

Porque ocurre un conflicto?

• Distintos objetivos
• Salvar las apariencias
• Recursos limitados
• Métodos para lograr objetivos
• Distintas prioridades y valores
• Diferencias de relaciones
• Responsabilidades poco claras
• Falta de información
• Distribución desigual de poder

Tipos de conflicto

• Desacuerdos: Conflicto leve.
• Percepciones erróneas: Conflicto existe en la mente de una sola persona.
• No fundamentales: Enfoque en hábitos y estilos personales que no causan conflicto.
• Fundamentales: Problemas verdaderos.

Niveles de tensión en conflictos

• Nivel 1: Problema o desacuerdo por resolver.
• Nivel 2: Defensa. Conflicto intensificado. Formato de debate y pruebas.
• Nivel 3: Ganar a cualquier costo. Tácticas hirientes.

Un aspecto muy importante en la gerencia de conflictos es “ver si los miembros de la organización resuelven los conflictos retirándose de la organización, alterando las relaciones existentes o cambiando sus valores y comportamiento dentro del contexto de las relaciones existentes (Pondy, 1967).” Para resolver conflictos dentro de las empresas, “se están emprendiendo numerosas iniciativas destinadas a promover una gestión eficaz de los conflictos y la resolución de las diferencias laborales en diversos países. Cada vez se hace más uso de procesos como la conciliación y la mediación (ITCILO, 2010).” Además, existen otras formas de manejar los conflictos tales como:

• Escuchar para descubrir que es importante para los demás.
• Separe las personas del problema.
• Enfocarse en las verdaderas razones detrás de una demanda y no en la demanda.
• Reconocer y aceptar los sentimientos de los involucrados.
• Mantener neutrales a nuestras propias emociones.
• Buscar la fuente del conflicto
• Buscar opciones de ganancia mutua.
• Defina éxito en términos de ganancias y no pérdidas.

Bibliografía

César, M. (2001). Conflicto Laboral. GestioPolis. (capturado el 20 de Abril del 2010 en click aquí).

Pondy, L. (1967). Organizational Conflict: Concepts and Models. Administrative Science Quarterly, Vol. 12 (No.2), 296-320.

ITCILO.org. (2010). Resolución eficaz de conflictos laborales. Centro Internacional de Formación. (capturado el 20 del Abril del 2010 en click aquí)

El comportamiento de una persona puede mostrar sus verdaderos sentimientos. Los seres humanos siempre estamos comunicando algo, aún cuando no hablemos o escuchemos a los demás. Las personas podemos transmitir información a través de signos, acciones, objetos, entre otros artículos que nos rodean en la vida diaria. “Cuando hablamos con alguien, sólo una pequeña parte de la información que obtenemos de esa persona procede de sus palabras. Los investigadores han estimado que entre un 60 y un 70% de lo que comunicamos lo hacemos mediante el lenguaje no verbal; es decir, gestos, apariencia, postura, mirada y expresión (Muñoz, 2010).”

La comunicación no verbal tiene como función principal complementar, regular, sustituir lo que deseamos comunicar con palabras y en ciertos casos puede hasta contradecir el mensaje verbal, lo que provoca confusión o desconfianza en las personas con las cuales deseamos comunicarnos. “Muchas dificultades en la comunicación se producen cuando nuestras palabras se contradicen con nuestra conducta no verbal. Para comunicarnos eficazmente, los mensajes verbales y no verbales deben coincidir entre sí (Marcuello, 2010).”

Al igual que para la comunicación verbal y escrita, la comunicación no verbal también tiene reglas para coordinar nuestra forma de comunicarnos de manera corporal y facial. Por esta razón, existen estudios enfocados a estudiar el empleo y percepción de la “calidad de voz (paralenguaje), movimiento corporal, tacto y uso del espacio físico (proxémica) que tienen un rol importante en la comunicación (Duncan, 1969).” Debemos considerar que el contacto visual, los gestos faciales (expresión en la cara), los movimientos de manos y brazos e incluso nuestra postura y distancia corporal transmiten  mensajes, algunas veces más importantes que lo que comunicamos de manera verbal. Finalmente, si deseamos mantener una comunicación eficaz, es importante que consideremos también el entorno en el que nos encontramos.

Bibliografía

Muñoz, A. (2010). Comunicación no verbal: El Lenguaje del Cuerpo. Web de Psicología y Medicina Cepvi. (capturado el 12 de Abril del 2010 en click aquí).

Marcuello, A. (2010). Habilidades de Comunicación: Técnicas para la Comunicación Eficaz. Psicologia Online. (capturado el 14 de Marzo del 2010 en  click aquí).

Duncan, S. (1969). Nonverbal Communication. Psychological Bulletin, Vol. 72 (No. 2),  118-137.

«La comunicación laboral está altamente relacionada tanto con el clima organizacional como con la satisfaccion en el trabajo (Muchinsky, 1977)». Por esta razon, es la base de las buenas relaciones laborales. Los empleados al conocer todo sobre su lugar de trabajo se siente más comprometidos emocionalmente con este y al mismo tiempo más felices. Dentro de  ésta, juega un rol muy importante un conjunto de habilidades, las cuales crean ciertas percepciones entre colegas:

• Efecto Pigmalión: De acuerdo a los investigadores Robert Rosenthal and Lenore Jacobson son “juicios que tenemos sobre las personas, cosas, situaciones e incluso sobre nosotros mismos tiendan a convertirse en realidad (Farias, 2005)”.
• Percepciones interpersonales:
  • Atribución interpersonal: Como se percibe a una persona se le atribuye un comportamiento interno y no externo.
  • Atribución externa.
  • Barrera de los 4 minutos: La primera impresión es la que perdura.
  • Selectividad al escuchar:
    • Orientación selectiva: Estar predispuesto a escuchar ideas que son afines a nuestro pensar.
    • Atención selectiva: Aquello que justifica nuestras creencias.
    • Retención selectiva: Nos olvidamos las cosas que contradicen a nuestras creencias y se aísla a las personas que nos contradicen.

Para lograr que la comunicación sea asertiva:

• “Las personas deben estar preparadas para manejar inteligentemente los conflictos interpersonales. Estos surgen naturalmente, debido a que los individuos poseen creencias, sentimientos y deseos divergentes. De no manejarse con cuidado, estos conflictos pueden causar sentimientos de inseguridad, exclusión, irritación y frustración (Alfonso, 2005)”.

• Una persona asertiva es  aquella que provee energía  al comunicar, mejora las relaciones, se vuelve constructiva al momento de solucionar problemas, obtiene resultados, mejora la toma de decisiones.

Para lograr una comunicación efectiva jefe-empleado:

• Utilizar la palabra nosotros (inclusión)
• Por cada crítica se debe  dar 5 elogios (razón elogios-criticas)
• Usar un lenguaje enérgico
• Evitar generalizar
• Utilizar puntos y numerales
• Generar una estrategia de comunicación.
• Requerir que se aseguren que los mensajes importantes lo entiendan todos los empleados.

Bibliografía

Muchinsky, P. (1977). Organizational Communication: Relationships to Organizational Climate and Job Satisfaction. The Academy of Management Journal, Vol. 20 (No. 4), 592-607.

Farias, M. (2005). El efecto Pigmalión y su formulación a través de la escalera de inferencias. Departamento de Ciencias Sociales – Universidad Nacional de Lujan, Argentina. 3.

Alfonso, V. (2005). Comunicación Asertiva. Revista Gerente. (capturado el 6 de Abril del 2010 en click aquí).

La entrevista de trabajo “puede definirse como una comunicación formalizada de interacción por medio del lenguaje, generalmente entre dos personas(entrevista y entrevistador) donde se produce un intercambio de información a través de preguntas, demostraciones, simulaciones o cualquier técnica que permita categorizar y evaluar la idoneidad de un candidato para un puesto de trabajo (Universidad de Salamanca, 2007).”

La entrevista de trabajo consta de 3 partes: “apertura, nudo y desenlace. La apertura se corresponde con la preparación previa de la cita; el nudo, con el propio desarrollo de la entrevista, y el desenlace, con la despedida y el seguimiento posterior (Laboris.net, 2010).”

Apertura

Entrevistado: Debe averiguar sobre la compañía, las tendencias de esa industria antes de presentarse a la misma. Debe ir con una actitud positiva, ir directo al grano, reconocer fortalezas y debilidades propias que se conviertan en fortalezas futuras.

Entrevistador: Debe preparar la entrevista, hacer que el candidato se sienta cómodo, explicar el propósito y los resultados, organizar las preguntas, darle a conocer las políticas y los beneficios y terminar indicando lo que va a pasar.

Previo a la entrevista, utilice le internet para investigar la empresa.

Nudo

Comunicación no verbal en una entrevista: Sea puntual, tenga buena vestimenta, firme apretón de manos, contacto visual, tome notas, sea simpático, muestre entusiasmo.

Comunicación verbal: Repita brevemente la pregunta, explique su respuesta, provea ejemplos concretos y reconecte con la pregunta original.

Estrategias de comunicación: Candidatos exitosos justifican lo que dice con ejemplos estadísticas, testimonios, participe activamente en el proceso, tenga expresión entusiasta y natural teniendo una adecuada vocalización.

Desenlace

Después de la entrevista: Entrevistado debe enviar una nota de agradecimientos y entrevistador debe tomar una decisión considerando los objetivos, actividades y cultura organizacional.

Negociación de salarios: Prepárese aprendiendo de la industria y considere beneficios de salud/ahorro/jubilación. Tener más de una oferta de trabajo le da poder de negociación.

Rechazo: Entrevistado debe tratar de conseguir retroalimentación, enviar una carta de agradecimiento y utilizar el rechazo como una experiencia de aprendizaje.

Finalmente, recuerde: Ante la escasez de empleo y la fuerte competencia, hay que esforzarse más (Expreso.ec, 2010).”

Bibliografía

Universidad de Salamanca. (2007). Entrevista de Selección de Personal. Servicio de Orientación al Universitario. 1.

Laboris.net. (2010). La Entrevista de Trabajo en 3 Pasos. Noticias y consejos. (capturado el 19 de Marzo del 2010 en click aquí).

Expreso.ec. (2010). Entrevistas de Trabajo son más exigentes. Sección Economía. (capturado el 19 de Marzo del 2010 en click aquí).

En la actualidad, las complicaciones que se dan en la comunicación digital es que no hay distinción entre trabajo y casa, el abuso del correo electrónico y del Internet corporativo y que los gerentes dependen de pocas señales no verbales y/o visuales para obtener significado en la comunicación.

Correo Electrónico

Se gastan 3 horas en promedio a la semana únicamente para organizarlo pero si enviamos menos mails recibiremos menos y evitaremos repuestas innecesarias. Además, no copie el mail a todo el mundo, utilice un titulo relevante para el ¨Asunto¨ y pensar antes de responder para estructurar bien lo escrito. Tenga cuidado con el criticismo, ocúpese de un mensaje a la vez, no revise su correo constantemente y no ignore las normas de correspondencia.

Los correos dentro de la empresa deben ser de tres párrafos o menos, cuide que los archivos adjuntos no sean pesados, no llene a los destinatarios con forwards, “no reenvíe un mensaje sin antes poner alguna nota introductoria, no envié información confidencial (Shulterbrandt, 2001)” y  no escriba todo en minúscula.

Celular

“El uso del teléfono móvil conlleva respetar unas reglas mínimas de educación (Protocolo.org, 2009)”: Apáguelo en cualquier lugar o evento donde se espera atención/silencio/privacidad y no asuma que las personas porque tienen un celular implica que están disponibles para hablar del trabajo las 24 hrs del día.

Correo de Voz

Su mensaje grabado debe ser corto, cambie su mensaje si va a estar fuera por más de dos días, cuando deje un mensaje identifíquese, proporcione su número de teléfono y explique brevemente porqué llamó.

Internet

Derechos del Empleador: Revisar mensajes de correo electrónico generados y recibidos a traves del servidor de la empresa, conducir una adutoría para determinar como el Internet está siendo utilizado, revelar el contenido de correos electrónicos si se sospecha o descubre uso no autorizado o ilegal y requerir que los empleados conozcan los procedimientos del manejo de Internet.

Expectativas del Empleador: El Internet será utilizado exclusivamente para propósitos de trabajo y no será utilizado para negocios propios, propósitos legales, revelar información confidencial o enviar mensajes inapropiados ya que «el mal uso del Internet genera un tremendo gasto a las empresas (Computer World Venezuela, 2005)».

Bibliografía

Shulterbrandt, S. (2001). E-Mail: La aplicación en línea más utilizada. Revista Inter-Forum. (capturado el 19 de Marzo, 2010 en click aquí).

Protocolo.org. (2009). Hablar por el teléfono móvil (celular). Reglas no escritas. Uso adecuado. (capturado el 19 de Marzo, 2010 en click aquí).

Computer World Venezuela. (2005). El mal uso de Internet genera un tremendo gasto a las empresas. (capturado el 19 de Marzo, 2010 en click aquí).

“Mientras que el principal objetivo del habla  es establecer una relación, al escribir intentamos dejar constancia de las cosas, completar tareas, o desarrollar ideas y proyectos (Saorín, 2003)”. Los proyectos y decisiones más importantes de la empresa se presentan por escrito. La escritura es un medio para transmitir y justificar ideas, manifestar análisis y documentar información de y para la organización.

La escritura efectiva debe ser simple, clara y concisa.  El escritor debe enfocarse en la idea que desea comunicar, utilizar evidencia que soporte la información que está comunicando, ser positivo, evitar utilizar oraciones en voz pasiva y cuidarse de manifestar redundancias.

“Cuando nos enfrentamos a la exigencia de un trabajo escrito, en la universidad, o en la vida profesional (Barrera, 2004),”el escritor debe recordar que el tiempo es esencial para el lector, evitar realizar errores ortográficos o gramaticales, utilizar oraciones y párrafos cortos y escribir en tono profesional. “Esto no requiere que el escritor haga todas sus oraciones cortas o evite todos los detalles, sino que cada palabra hable (Bravo, 2007).”

Algunas de las formas más comunes de comunicación escrita utilizadas en la organización son:

Memos

• Tiene dos funciones: comunicar y plantear un plan de acción.
• Se debe utilizar un título relevante que invite a leerlo.
• El memo debe ser directo, claro, completo, persuasivo, correcto, conciso e invitar a la lectura.
• El esquema recomendado es: analizar la situación, recomendar y justificar.

Cartas

• La carta no debe ser demasiado corta, breve o cortante.
• Debe poder transmitirle al lector que comparte su alegría, en el caso de que sean buenas noticias.
• Debe demostrar que está interesado en el problema o situación sobre la cual le escribieron.
• Además, se debe otorgar el beneficio de la duda si la situación no está clara.
• Demostrar su sentido del humor dependiendo de la situación
• Asegurarse de contestar todas las preguntas.
• Utilizar un lenguaje simple y directo facilitando la lectura con párrafos cortos,
• Utilizar títulos y subtítulos que permitan organizar la información
• Explicar temas que son de fácil entender para todos,  utilizando incluso  gráficos o diagramas si fueran necesarios.

Bibliografía

Saorín, A. (2003). La Escritura. Capitulo 4. Universitat Jaume I. (capturado 16 de Marzo, 2010 en click aquí).

Barrera, M. (2004). Hojas Académicas. Boletín de Profesores. (capturado 16 de Marzo, 2010 en click aquí).

Bravo, H. (2007). El arte de escribir bien para comunicar mejor. Maestros del Web. (capturado 16 de Marzo, 2010 en click aquí).

“Dentro y fuera de la organización, los mensajes que ésta envía a las diferentes audiencias contienen implicaciones éticas y como se sabe, la comunicación no es una actividad opcional. La ética es prioritaria y la comunicación siempre será ventana especial para mirar a las organizaciones (Pérez, 2001).”

La comunicación en la empresa es un contexto organizacional, donde los participantes interpretan información al interactuar enviando y recibiendo mensajes a través de un canal. Los mensajes pueden ser verbales o no verbales, ya se cara a cara, escrito, correo, memo, etc.  Una comunicación efectiva contribuye a: la motivación de los empleados, aumento de la productividad, un cambio organizacional y el éxito individual.

Por otra parte, los gerentes deben estar conscientes que “la comunicación organizacional externa ha sido diseñada para crear y mantener la identidad organizacional incluyendo importantes dimensiones éticas y morales (Hargie & Tourish, 2005).” Por esta razón, deben saber buscar información y responder velozmente al procesamiento de la misma para poder tomar decisiones y resolver problemas de clientes y proveedores. Sin embargo, “la responsabilidad de comunicar no recae sólo en un sector sino que es una labor de todo el equipo de trabajo de la organización (Seijo & Añez, 2009).”

Los gerentes deben tener habilidades para poder comunicarse con las distintas culturas y manejar procedimientos especializados de comunicación ya que una vez que envían el documento este toma vida propia al estar abierto a interpretación. Además, los gerentes deben conocer la estructura empresarial y sus procedimientos, saber comunicarse con las personas y equipos que trabaja y saber hablar en público ya que esto los llevara a escalar en la empresa.

Se debe establecer claramente el significado de un  mensaje para que la gente interprete lo que realmente deseamos transmitir. Es importante implementar un Código de Ética en la Comunicación que es una declaración escrita que vuelve a las expectativas de una empresa más concretas. Este código debemos: Escribirlo, adaptarlo, comunicarlo, promoverlo, revisarlo, vivirlo y esforzarlo, ya que debe existir el balance moral e interés propio con equidad y el bien común tanto dentro como fuera de la empresa.

Finalmente, los gerentes a la hora de comunicarse, tanto interna como externamente, deben tener las siguientes características:

• Sensibilidad Ética – Capacidad para imponer un orden ético en una situación.
• Razonamiento Ético – Determinar qué tipo de problema ético está presente.
• Conducta Ética – Requiere a las personas que reaccionen ante los problemas éticos identificados.
• Liderazgo Ético – Los niveles de Jerarquía Corporativa deben mantener niveles altos de integridad.

Bibliografía

Pérez, M. (2001). Ética y Comunicación Interna de las Organizaciones. Departamento de Comunicación ITESM (capturado 10 de Marzo, 2010 en click aquí).

Hargie, O., & Tourish, D. (2005). La Ética y la Comunicación Organizacional. Portal Los Recursos Humanos (capturado 10 de Marzo, 2010 en click aquí).

Seijo, C., & Añez, N. (2009). La Ética y la Comunicación. Revista del Centro de Investigación de Ciencias Administrativas y Gerenciales Vol. 5. 131.